Il dipendente si ammala prima o durante le ferie: come gestire il caso, anche all’estero

Prima della partenza, durante il soggiorno, all’estero. Gli errori che l’azienda paga a settembre.

Questo approfondimento fa parte di Summer Compliance 2026, il ciclo estivo dedicato ai casi di gestione del personale e sicurezza sul lavoro. Con la quarta settimana affrontiamo la situazione più frequente e più mal gestita dell’estate: il dipendente che si ammala a ridosso delle ferie già approvate, oppure mentre è già in ferie, in Italia o all’estero. Sono tre scenari diversi, con regole diverse. Trattarli come un caso solo è l’origine della maggior parte degli errori.

Due istituti, due funzioni: perché non possono sovrapporsi

Le ferie annuali retribuite sono un diritto irrinunciabile (art. 36, comma 3, Cost.; art. 2109 cod. civ.). L’art. 10 del D.Lgs. 66/2003 ne fissa la misura minima in quattro settimane: due da fruire, in base all’organizzazione aziendale, nell’anno di maturazione e in via continuativa, le altre due entro diciotto mesi dal termine dell’anno di maturazione. Lo stesso articolo vieta di sostituire il periodo minimo con un’indennità, salvo il caso di cessazione del rapporto.

La malattia è anch’essa causa di sospensione del rapporto, ma con una funzione opposta. Le ferie servono al riposo, alla ricreazione e alla vita di relazione; la malattia impone un riposo forzato, finalizzato alla guarigione. La Corte costituzionale, con la sentenza n. 616 del 30 dicembre 1987, ha dichiarato illegittimo l’art. 2109 cod. civ. nella parte in cui non prevedeva la sospensione del decorso delle ferie in caso di malattia, proprio perché il diritto costituzionale al riposo presuppone che le ferie siano godute in condizioni compatibili con la loro funzione.

Il punto da tenere fermo è questo: tra ferie e malattia non c’è una gerarchia, c’è un problema di funzione. La domanda operativa corretta non è “quale istituto prevale”, ma “questa specifica malattia impedisce alle ferie di fare il loro lavoro?”. È una domanda diversa, e ha una risposta diversa in ciascuno dei tre scenari che seguono.

Primo scenario: la malattia arriva prima della partenza

Le ferie sono approvate, il volo è prenotato, e il venerdì precedente arriva il certificato. In questo caso la sospensione per malattia è già in atto nel momento in cui le ferie dovrebbero iniziare a decorrere: le ferie, semplicemente, non decorrono. Il lavoratore resta in malattia fino a guarigione e fruirà delle ferie in un periodo successivo.

Il principio è pacifico in prassi — il Ministero del Lavoro lo enuncia nel documento sul regime delle ferie, osservando che il lavoratore impossibilitato a fruirne nel periodo prestabilito a causa della malattia ne godrà entro i diciotto mesi successivi — ma va detto con precisione: non poggia su una pronuncia di legittimità dedicata a questa specifica ipotesi, bensì sul quadro eurounitario e sulla logica stessa della sospensione del rapporto.

La Corte di giustizia dell’Unione europea, interpretando l’art. 7 della direttiva 2003/88/CE, ha affermato che il lavoratore in congedo per malattia durante un periodo di ferie annuali precedentemente fissato ha diritto, su sua richiesta, di fruirne in un periodo diverso (sentenza 10 settembre 2009, Vicente Pereda, C-277/08). Con la sentenza 21 giugno 2012, ANGED, C-78/11, la Corte ha aggiunto che il diritto sussiste indipendentemente dal momento in cui l’incapacità lavorativa è sopravvenuta, e che il nuovo periodo può essere fissato anche al di fuori del periodo di riferimento.

Il primo errore ricorrente è datoriale: “le ferie erano già approvate, quindi le scalo comunque”. L’approvazione non consuma il diritto. Scalare quei giorni significa esporsi a una richiesta di ripristino del monte ferie, con l’onere della prova che, come vedremo, non è in capo al lavoratore.

Il secondo errore è simmetrico e riguarda il lavoratore: guarito, non può decidere da solo di prolungare l’assenza per recuperare i giorni persi. La collocazione temporale delle ferie resta un potere del datore ex art. 2109 cod. civ., da esercitare contemperando le esigenze dell’impresa con quelle del prestatore, secondo correttezza e buona fede e con adeguato preavviso. Il diritto al recupero è certo; il quando si concorda.

Se la chiusura è collettiva

Nel caso di ferie collettive con chiusura dell’azienda o del reparto, la logica non cambia ma la gestione sì. Se il lavoratore guarisce mentre la chiusura è ancora in corso, fruisce i giorni residui di chiusura come ferie; i giorni coperti da malattia restano da recuperare, in un periodo da concordare. La chiusura, di per sé, non “consuma” ferie che il lavoratore non era in condizione di godere.

Il caso che nessuno gestisce: il dipendente malato che parte lo stesso

È il rischio più concreto della settimana che precede le ferie, e quasi nessuno lo presidia. Il viaggio è pagato, la famiglia parte, il dipendente sale sull’aereo con il certificato in tasca. La guida INPS sulla certificazione di malattia all’estero (aggiornata ad aprile 2024) è esplicita: il lavoratore in malattia in Italia che intende recarsi all’estero deve comunicarlo preventivamente all’INPS, che effettua una valutazione medico-legale, anche convocandolo a visita ambulatoriale preventiva, per verificare che lo spostamento non aggravi la condizione. Per i trasferimenti in Paesi extra UE è inoltre necessaria un’autorizzazione, subordinata alla verifica che nel Paese estero siano disponibili migliori cure o assistenza. Va comunicato preventivamente anche l’indirizzo estero, per consentire eventuali visite di controllo.

Chi parte senza fare nulla non commette un’irregolarità formale: rischia di perdere la tutela previdenziale per il periodo. È il messaggio che vale la pena far circolare in azienda prima che le ferie inizino, non dopo.

Secondo scenario: la malattia arriva durante le ferie

Qui la regola cambia, ed è il punto più frainteso della materia. La sospensione delle ferie non è automatica.

Le Sezioni Unite della Cassazione, con la sentenza n. 1947 del 23 febbraio 1998, hanno stabilito che il principio dell’effetto sospensivo non è assoluto: occorre accertare, di volta in volta, se lo stato di malattia sia incompatibile con la funzione di riposo, recupero delle energie psico-fisiche e ricreazione propria delle ferie. L’INPS ha recepito il principio con la circolare n. 109 del 17 maggio 1999, che ha sostituito le precedenti istruzioni del 1991.

Il meccanismo probatorio è il seguente: la comunicazione dello stato di malattia è di per sé idonea a determinare la conversione dell’assenza da ferie a malattia, salvo che il datore di lavoro provi, attraverso i previsti controlli sanitari, l’inidoneità della malattia a impedire la prosecuzione del periodo feriale. Esiste quindi una presunzione relativa a favore del lavoratore, e l’onere di superarla è dell’azienda.

Il criterio medico-legale merita attenzione perché non è quello che si usa di norma. Non si valuta l’inabilità al lavoro specifico, ma il grado di compromissione delle funzioni che permettono all’individuo di esprimersi nella vita sociale e individuale — in sostanza, il danno biologico. La circolare 109/1999 esemplifica: in presenza di inabilità temporanea assoluta generica (elevati stati febbrili, ricoveri ospedalieri, ingessature di grandi articolazioni, malattie gravi di apparati e organi) il godimento delle ferie è di regola inibito. In presenza di inabilità assoluta al solo lavoro specifico si aprono due possibilità: la menomazione può avere riflessi marginali sul ristoro proprio delle ferie — la circolare cita cefalea, stress psicofisico, sindromi ansioso-depressive reattive all’ambiente di lavoro — e allora non interrompe; oppure può produrre un pregiudizio sostanziale e apprezzabile, e allora interrompe.

Due paletti giurisprudenziali completano il quadro: non è legittimo subordinare l’effetto sospensivo alla durata della prognosi (Cass. n. 15768/2000), né pretendere che l’eventuale ricovero avvenga in struttura pubblica anziché privata (Cass. n. 1741/1998).Un’avvertenza sui CCNL. Diversi contratti collettivi condizionano la sospensione a una durata minima della malattia o al ricovero. Sono clausole da conoscere, ma vanno maneggiate con prudenza: la circolare 109/1999, riprendendo le Sezioni Unite, afferma espressamente che, trattandosi di diritto costituzionalmente garantito, il criterio non può essere rimesso alla regolamentazione negoziale delle parti. Applicare la clausola contrattuale come se fosse dirimente è una scelta che, in caso di contenzioso, va argomentata e non data per scontata.

La data che decide tutto non è quella del certificato

È il passaggio più operativo dell’intera materia, e il più trascurato. La circolare INPS 109/1999, al punto 2.1, stabilisce che la data di inizio dell’evento — anche ai fini previdenziali — è quella del ricevimento da parte del datore di lavoro della comunicazione dello stato di malattia, effettuata per telefono, telegramma, certificato o altro mezzo.

La conseguenza è pesante e va spiegata ai lavoratori in termini semplici: i giorni che precedono quella ricezione, anche se coperti dal certificato, non sono imputabili a malattia. Restano ferie. Non si conteggiano né ai fini della carenza, né nel periodo massimo indennizzabile. Il datore, dal canto suo, deve comunicare tempestivamente all’INPS quella data — anche in assenza di richiesta di controlli — per i soli lavoratori aventi diritto all’indennità.

Detto in modo diretto: la telefonata dall’albergo non è una cortesia, è l’atto che sposta la data. È questo il messaggio da mettere nella comunicazione pre-ferie ai dipendenti, non un generico “invia il certificato”. E, per lo stesso motivo, conviene che l’azienda tenga traccia dell’ora e del canale di ricezione: è il dato su cui si costruisce tutto il resto.

Se l’azienda vuole contestare, la visita va chiesta “mirata”

Poiché l’onere della prova è datoriale, il controllo sanitario è lo strumento con cui l’azienda può dimostrare che la malattia è compatibile con le finalità delle ferie. Ma va richiesto nel modo giusto.

La circolare 109/1999, al punto 3.1, impone al datore di precisare espressamente, all’atto della richiesta, che si tratta di lavoratore ammalatosi durante un periodo di ferie e che si chiede di accertare le condizioni per l’interruzione delle ferie stesse, indicando la data di ricezione della comunicazione. Il medico di controllo riceve un quesito medico-legale diverso da quello ordinario e lo riscontra sul referto.

Se questa precisazione manca, si ottiene un accertamento ordinario sull’inabilità al lavoro: una risposta corretta a una domanda che l’azienda non aveva interesse a porre. È l’errore procedurale che rende inutilizzabile il controllo.

Un ultimo elemento, spesso ignorato: se la verifica non può essere eseguita per fatto imputabile al lavoratore, la circolare esclude che la malattia denunciata possa essere considerata interruttiva delle ferie.

Reperibilità: vale anche in vacanza, anche all’estero

Dal momento in cui l’assenza si converte in malattia, il lavoratore è soggetto a tutti gli obblighi ordinari: documentazione, invio della certificazione, comunicazione del recapito temporaneo, rispetto delle fasce di reperibilità. La circolare 109/1999 lo dice espressamente: sono aspetti che coesistono con la questione dell’effetto sospensivo.

Per il settore privato le fasce sono 10:00-12:00 e 17:00-19:00, tutti i giorni compresi sabato, domenica e festivi. La fonte è il D.M. 15 luglio 1986, n. 170, adottato in attuazione dell’art. 5, comma 13, del D.L. 463/1983, e l’INPS le ha ribadite nella circolare n. 95 del 7 giugno 2016. Non sono state modificate: ciò che è cambiato nel dicembre 2023 riguarda il settore pubblico, allineato agli stessi orari dall’INPS con il messaggio n. 4640 del 22 dicembre 2023, dopo che il TAR Lazio (sentenza n. 16305 del 3 novembre 2023) aveva annullato le fasce più ampie previste per i dipendenti pubblici. È una precisazione che conviene tenere a mente: la notizia “nuove fasce di reperibilità”, molto ripresa, non ha inciso sui datori di lavoro privati.

La guida INPS 2024 conferma che l’obbligo di reperibilità nelle fasce vale anche durante un soggiorno all’estero. Restano esclusi dall’obbligo, ai sensi del D.M. 11 gennaio 2016 e della circolare INPS 95/2016, i lavoratori la cui assenza sia connessa a patologie gravi che richiedono terapie salvavita, comprovate da idonea documentazione, e a stati patologici sottesi o connessi a invalidità riconosciuta in misura pari o superiore al 67 per cento.

L’indirizzo di reperibilità può essere un albergo, un campeggio o una casa vacanze: dev’essere comunicato con precisione, con le indicazioni utili a raggiungerlo. È un onere del lavoratore, e la sua omissione produce effetti concreti.

Sul piano sanzionatorio, l’art. 5, comma 14, del D.L. 463/1983 (convertito in L. 638/1983) prevede che il lavoratore assente alla visita di controllo senza giustificato motivo decada dal trattamento economico per l’intero periodo fino a dieci giorni e nella misura della metà per l’ulteriore periodo, esclusi i giorni di ricovero o già accertati da precedente visita. La Corte costituzionale, con la sentenza n. 78 del 1988, ne ha delimitato l’applicazione. Resta impregiudicato, e autonomo, il piano disciplinare.

La malattia all’estero: tre livelli, non due

Il quadro all’estero si articola su tre livelli, e la differenza tra il secondo e il terzo è quella che genera i ritardi di pagamento più lunghi. Presupposto comune: il lavoratore con diritto alla tutela previdenziale conserva il diritto all’indennità secondo le regole italiane, ma solo in presenza di una certificazione che contenga tutti i dati essenziali richiesti dalla normativa italiana — intestazione, dati anagrafici, prognosi, diagnosi di incapacità al lavoro, indirizzo di reperibilità, data di redazione, timbro e firma del medico — e che rispetti anche le norme del Paese in cui è rilasciata.

Livello 1 — Paesi dell’Unione europea

Si applica la legislazione del Paese in cui risiede l’istituzione competente, cioè quella presso la quale il lavoratore è assicurato (Regolamenti CE n. 883/2004 e n. 987/2009). Il primo giorno di malattia il lavoratore si rivolge a un medico del Paese di soggiorno per ottenere la certificazione dell’incapacità lavorativa.

Entro due giorni dal rilascio deve trasmettere il certificato completo alla Sede INPS competente in base alla residenza in Italia e, entro lo stesso termine, l’attestato di malattia (il certificato privo della diagnosi) al datore di lavoro. Se il termine scade in giorno festivo è prorogato al primo giorno seguente non festivo. La trasmissione può essere anticipata via fax, PEC o e-mail, ma resta l’obbligo di presentare l’originale.

Se il medico locale non può o non deve rilasciare la certificazione secondo le leggi del Paese, il lavoratore si rivolge all’istituzione competente del luogo, che tramite un medico incaricato verifica l’incapacità, compila il certificato e lo trasmette all’INPS.

Un punto che vale la pena ricordare ai lavoratori: non c’è alcun obbligo di tradurre la certificazione emessa nella lingua del Paese di soggiorno. La traduzione è a carico dell’INPS.

Livello 2 — Paesi extra UE con accordo o convenzione bilaterale

Dati del certificato e modalità di trasmissione sono i medesimi previsti per i Paesi UE. Nella maggior parte dei Paesi convenzionati la legalizzazione non è richiesta, purché l’accordo lo preveda espressamente. Non è quindi un automatismo: la convenzione va verificata caso per caso.

L’elenco esemplificativo indicato dall’INPS comprende Argentina, Bosnia-Erzegovina, Brasile, Jersey e Isole del Canale, Macedonia, Montenegro, Principato di Monaco, Repubblica di San Marino, Serbia, Tunisia, Uruguay e Venezuela.

Livello 3 — Paesi extra UE senza accordo

Qui l’indennità di malattia è corrisposta solo dopo la presentazione all’INPS della certificazione originale, legalizzata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana all’estero. Se al rientro il certificato non è ancora legalizzato, la regolarizzazione può avvenire successivamente, purché entro il termine di prescrizione di un anno.

L’elemento che manca nella maggior parte delle guide in circolazione riguarda l’Apostille. I Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 sono esenti da legalizzazione, purché i documenti rechino l’Apostille. L’elenco INPS comprende, tra gli altri, Stati Uniti d’America, Giappone, Repubblica di Corea, Cina, India, Turchia, Marocco, Messico, Israele, Australia e Nuova Zelanda: destinazioni turistiche tutt’altro che marginali. Sapere in anticipo se la pratica passa dal consolato o si chiude con un timbro di apostille cambia i tempi di liquidazione dell’indennità.

Attenzione infine all’errore più comune: la traduzione asseverata non equivale alla legalizzazione. L’attestazione dell’autenticità della firma del traduttore o della conformità della traduzione all’originale non attribuisce all’atto valore giuridico in Italia.

Chi resta fuori dal perimetro previdenziale

Una precisazione che evita conclusioni sbagliate. Le regole INPS su decorrenza, indennità e visite di controllo valgono — la circolare 109/1999 lo dice testualmente — per i soli lavoratori aventi diritto all’indennità di malattia a carico dell’Istituto.

Per le categorie il cui trattamento è integralmente a carico del datore secondo il CCNL applicato — tipicamente impiegati e quadri di diversi settori — il piano previdenziale non si attiva. Resta però intatto il piano sostanziale: la conversione dell’assenza da ferie a malattia, l’onere della prova a carico datoriale, il diritto al recupero dei giorni. Dedurre dall’assenza di indennità INPS che le ferie si consumino comunque è un salto logico privo di fondamento.

Il rientro: cosa fare con i giorni recuperati

I giorni di ferie recuperati non si monetizzano. L’art. 10, comma 2, del D.Lgs. 66/2003 vieta la sostituzione con indennità del periodo minimo di quattro settimane, salvo il caso di cessazione del rapporto. Vanno riprogrammati, e nei termini di legge: due settimane nell’anno di maturazione, le restanti entro diciotto mesi dalla fine dell’anno.

La riprogrammazione è un onere aziendale, non una gentilezza. La giurisprudenza è consolidata nel porre a carico del datore la prova di aver messo il lavoratore in condizione di fruire effettivamente delle ferie: non basta che i giorni risultino a monte ferie.

Un’ultima verifica, per le assenze che si prolungano. Dopo un’assenza per motivi di salute superiore a sessanta giorni continuativi, l’art. 41, comma 2, lett. e-ter, del D.Lgs. 81/2008 — come modificato dalla L. 203/2024 — non impone più la visita medica di rientro in via automatica: la visita è subordinata alla valutazione di necessità del medico competente, il quale, se non la ritiene necessaria, deve comunque esprimere il giudizio di idoneità. È un adempimento che nell’organico ridotto di agosto viene dimenticato con facilità, e che al rientro può bloccare la ripresa dell’attività.

Il punto di sintesi

Tre situazioni, tre regole diverse. Prima delle ferie, la malattia impedisce alle ferie di decorrere e il recupero è certo. Durante le ferie, la sospensione non è automatica e l’azienda può contestarla, ma solo con una visita richiesta nel modo giusto. All’estero, la variabile che decide i tempi non è la distanza ma il regime del Paese: convenzione, apostille o passaggio consolare.

E un dato attraversa tutti e tre gli scenari: conta la data in cui l’azienda viene a conoscenza della malattia. È l’unico elemento che il datore di lavoro può governare fin da subito, semplicemente dicendo ai dipendenti, prima che partano, come e quando avvisare.

Matrice operativa – Dieci situazioni, dieci risposte